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人材派遣を依頼したい時に必要な情報について

2018/12/20(木)

人材派遣を依頼するにあたり、派遣会社と依頼したい情報の詳細を共有しておくことで人選や提案がスムーズに運ぶのはご存知ですか?

事前準備の段階で想定しておきたい内容についてまとめてみましょう。

 

職種名だけではなくその担当業務の詳細をお知らせください

 

人材派遣を希望する職種、例えば「事務」や「経理」、「営業」などがありますが、その内容は企業によって大きく違っていることがあります。

その職種の業務内容がどのようなものなのか、またどういった年代の中で働くことになるのかなど、求められている仕事内容の詳細をあらかじめお伝えください。

                                                         

そしておくことで人材を提案する際に人選を絞って的確な提案をできるようになりますし、実際にその職に就業する人材へ詳細を告知してスタートしますので、希望する仕事のレクチャーも無駄なく行うことができるようにります。

 

例えば…

<営業事務と一般事務、どちらも兼業できる人材を探している場合は?>

 

営業担当者に付いてその業務を補佐する役割である営業事務と、社内の幅広い業務に携わる一般事務とでは、業務内容も未経験者でも可能かなどの条件が変わってきます。

人材派遣を希望する際には一般事務として求人を出しておいても、会社の中で営業事務の要望が高まり兼業もしくは業務内容を変更したい場合も少なくいないでしょう。

 

そのような場合を想定して、最初の依頼の段階で「社外の顧客との電話でのやり取りもある」、「見積書や請求書の作成経験者が希望」などの詳細があると大変有効な情報になります。

 

反対に、「社外とのやり取りは一切無い部署での黙々とした作業がメインとなる」など、職務に就業してから企業側と派遣側のお互いに想定している内容にギャップが少ないことが、スムーズな依頼のポイントになります。

 

〈経理事務の経験者でないとできないのか未経験者でもできる内容?〉

 

経理事務の中でも、経験者を希望する場合と未経験者でも可能とする場合があります。

それは会社の規模や部署の大きさにもよりますが、目安となるのが管理能力が必要なのか?記録する段階までで良いのか?という点です。

経理の前担当者から仕事の引継ぎが行われないと円滑に業務が進行できないのか、あるいは引継ぎなど大掛かりなことは必要なくデータや入出金を入力するのが主な業務内容になるのかなどの詳細をお知らせください。

 

経験者希望でなおかつ税務に関わることが多い、あるいは決算、あるいは財務など部署の中で扱う分野に特徴がある場合も明確にしておくと有効です。

少人数の中で幅広い分野で経理事務を行う人材を急募しており、ゆくゆくは紹介予定派遣を想定しているなどの情報があれば決め手となり、提案を効率良く進めることにも繋がります。

 

〈派遣が必要な期間が明確ではない時はどうすれば良い?〉

 

人材派遣を希望する職種の社員が怪我や産休などの理由で復帰する目途が立っている場合はその期間をお知らせいただければよいのですが、人材が整い次第などいつになるかわからない時でも現時点での考えを聞かせていただければ問題ありません。

 

3ヵ月間だけ必要なのか、あるいは半年間以降も派遣を希望することがあり得るかなどの情報を共有しておけば、派遣できる期間を加味して人材を確保することができます。

とにかく今すぐに人材を確保したく先のことは全くわからないという時も、そのままお伝えいただければ引き受ける人材の特定に生かされます。

 

〈年齢や性別の制限したいのですが・・・正直に言っても問題ありませんか?〉

 

法律で禁止されている事項として、求人の際の年齢・性別の限定がありますので人材派遣の際も希望してはいけないと思われがちですが、現実問題として求人に年齢や性別の制限が必要な時はお知らせいただいた方がスムーズに運ぶこともあります。

 

正当な理由としては、肉体労働を含むため明らかに女性には厳しい仕事内容である、他にも夜勤が多く年齢的に無理のない人材を希望するなどが挙げられます。

何も理由もなく20代前半の女性に限定するなどは受け付け兼ねます。

あくまでも、依頼する側と就業する側に隔たりなく仕事内容を共有できる情報かどうかというポイントにおいて、共有をしおきたい詳細ということです。

 

依頼する側と就業する側が納得できることが大切です

 

他にも、1日だけ必要、1週間必要、ある特定の時期にだけ必要など様々な条件をお知らせください。

短期間や短時間の求人のために、人員やコストをかけてしまうと本来の業務が疎かになってしまう悪循環に陥ることも。

そうならないために、必要とする人材の情報詳細を事前にお知らせいただければ、採用時の適正検査の結果に沿ってご提案・人材の提供をスムーズに行うことに繋がります。

コストを抑えて企業に合った的確で優秀な人材を確保するために、業務内容、就業環境、ご依頼に至った背景、必要となるスキルなど、人材に求める優先順位を整理しておきましょう。

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